1.
Definisi
Waktu
Waktu adalah
besaran yang menunjukkan lamanya suatu peristiwa berlangsung. Sering dalam
kehidupan sehari – hari waktu dibedakan dengan kronos ( kejadian peristiwa yang
aka nada tiap saat ) dan kairos ( kesempatan tidak akan terulang ).
2.
Pengertian
Manajemen Waktu
Manajemen waktu merupakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu
menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola
secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain
mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna
investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada
produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan
seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola
waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan
melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.
3. JENIS-JENIS WAKTU
·
Waktu
yang sulit diatur :
Hanya untuk memenuhi kebutuhan Primer :
makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan. Wktu ini tidak
dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan lain, dan tingkat urgensinya
tinggi untuk menjaga keseimbangan hidup manusia. Penggunaan waktu ini
harus bijaksana, tidak dapat dilebih-lebihkan ataupun disia-siakan.
·
Waktu
yang dapat diatur :
Waktu
yang ditemukan dalam aktivitas kerja manusia dan sebagian dalam kehidupan
pribadi manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :
Ø Waktu-waktu
prima ( waktu puncak), dimana semangat dan etos kerja tinggi, misalnya pada
pukul 07.00 dan pukul 19.00
Ø Waktu
– waktu lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat akhir
kerja seperti pukul 15.00 dan pukul 22.00
Tantangannya
adalah bagaimana manusia dapat memanfaatkan waktu –waktu secara effektif.
·
MEMANFAATKAN
WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF
Mengerjakan tugas-tugas yang penting dan
berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan
kemampuan otak sedang baik. Dan jangan mengerjakan tugas-tugas ringan pada
waktu puncak, karena tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu
lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat
tertunda hingga hari berikutnya.
·
LANGKAH-LANGKAH
MENGELOLA WAKTU
Kebiasaan
mengatur atau mengelola waktu merupakan upaya untuk memanfaatkan waktu sekarang
ini sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan yang jelas, rencana dan prioritas
utama, tetapi kita tidak mengelola saat-saat sekarang ini dengan baik.
Kita
tenggelam dalam hal-hal yang menyebabkan waktu kita terbuang, sehingga
menyebabkan tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas tercampur aduk dan kita
harus memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan mengatur waktu merupakan
kebiasaan pribadi sukses terpenting.
HAL
HAL YANG PENTING DALAM MENGELOLA WAKTU
ü Mempelajari
tujuan, rencana dan prioritas
ü Membuat
rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian
ü Menentukan
tingkat urgensinya
ü Menentukan
hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain
ü Melakukan
prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.
ü Memberi
tanda pada hal-hal yang telah selesai
ü Memindahkan
hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.
ü Menyiapkan
Tabel Kerja Harian
ü Menyiapkan
tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.
ü Membuat
tabel yang praktis, agar mudah dibawa
ü Tabel
berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.
ü Alokasi
waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen tabel terlaksana
dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
ü Padukan
aktivitas yang serupa
ü Alokasikan
waktu khusus untuk setiap tugas.
ü Mengkaji
lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak penting.
ü Membuat
rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.
ü Alokasikan
waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman –teman.
ü Komitmen
pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah sedikit sesuai
situasi.
·
HAMBATAN
DALAM MANAJEMEN WAKTU
a.
ü Mendahulukan
pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang
diminati.
b.
Mendahulukan
pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang suli
c.
Mendahulukan
pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang
membutuhkan waktu yang lama.
d.
Mendahulukan
pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang
penting.
e.
Melakukan
aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan
kemaslahatan bagi diri mereka.
f.
Menunggu
batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya.
g.
Skala
prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan
urutannya.
h.
Terperangkap
pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
·
WAKTU
YANG TERBUANG
A. Waktu yang sulit diatur :
Ø Terbuang
karena faktor internal.
Hitunglah berapa banyak waktu kita untuk
: makan, nonton TV, baca Koran, berbicara panjang lebar ditelepon, mengendarai
mobil / motor ke kampus, dan masih banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.
Ø Terbuang
karena faktor eksternal :
Hitunglah berapa banyak waktu anda untuk
: menerima tamu, menghadiri undangan, begadang sama teman-teman, kegiatan
social lainnya yang sangat banyak menyita waktu kita.
B. Waktu yang dapat diatur :
Ø Terbuang
karena faktor internal :
Melamun, membaca Koran, berkirim sms
berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing internet di sela waktu kerja.
Ø Terbuang
karena faktor eksternal :
Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama
teman-teman, menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak, kedatangan
tamu.
·
MENGHINDARI
TERBUANGNYA WAKTU
Dalam
kehidupan kita, ada saja hal-hal yang mendesak, yang muncul yang membuat
rencana kerja kita menjadi berantakan, misalnya mendadak kita sakit
atau memdadak dosen sakit sehingga waktu kuliah hari itu kosong.
Apa yang kita lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk
mengantisipasi hal-hal tersebut, perlu langkah-langkah sebagai berikut :
a. Evaluasi
kembali tujuan, rencana dan prioritas anda
Tujuan jangka panjang yang diwujudkan
secara bertahap melalui tuuan-tujuan jangka pendek harus dievaluasi, termasuk
skala prioritas yang sudah ditetapkan
b. Letakkan
tujuan dalam rencana periodik atau program kerja
Tentukan tanggal-tanggal pelaksanaan
masing-masing pekerjaan dan tugas mencakup waktu mulai dan batas akhir,
sehingga mempermudah pencapaian tujuan anda.
c. Buat
daftar pekerjaan harian
Membuat daftar tabel kerja harian
seperti pada langkah-langkah mengelola waktu
d. Tutup
semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.
Anda harus dapat mengatur waktu untuk
menyelesaikan pekerjaan pada waktu-waktu puncak, jangan ditunda-tunda. Dengan
menunda-nunda anda akan mengacaukan pencapaian tujuan anda dan mengantar anda
pada kegagalan.
e. Manfaatkanlah
waktu luang
Sebaiknya anda elalu siap mengantisipasi
terjadinya kehilangan waktu seperti mengerjakan hal-hal yang bermanfaat.
f. Jangan
selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak
Untuk mengantisipasinya, anda sebaiknya
menganalisis apakah tugas mendesak itu penting sekali, penting atau tidak penting.
·
KIAT
MANAJEMEN WAKTU
Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu
secara bijak amat penting. Bila kita melewatkan janji penting dan tenggat
waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur karir dan kehidupan sosial kita.
Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk lain. Berikut
tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason University.
a. Lakukan
survei waktu pribadi.
Untuk mulai mengatur waktu, kita harus
tahu pasti bagaimana kitaa menggunakan waktu. Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan
berapa banyak waktu yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk
memperoleh perkiraan akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan
selama satu minggu.
b. Perhatikan
jadwal harian.
Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan
kepribadian kita. Begitu kita memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut
adalah membentuknya. Yang paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat
pada tiap jam, sedangkan setengah jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang
benar-benar padat.
c. Jangan
menjadi perfeksionis.
Berusahalah agar menjadi orang sempurna
yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada orang yang sempurna. Kita butuh
tujuan yang dapat dicapai dengan kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya
berakhir dengan penolakan dan penundaan
d. Belajarlah
berkata tidak.
Misalnya, teman dekat mengajak
jalan-jalan. Sebenarnya, kita tidak tertarik. Tapi, kita tidak sampai hati
mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan selayaknya menjadi kebiasaan.
e. Belajar
menentukan prioritas.
Sangat penting melakukan prioritas pada
tanggung jawab dan kesepakatan yang telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu
bagaimana melakukan prioritas bakal menjadi orang yang gemar menunda-nunda
pekerjaan.
f. Gabungkan
sejumlah aktivitas.
Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah
aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam perjalanan, baca catatan-catatan
penting. Banyak cara untuk memadukan aktivitas, tapi yang penting adalah
berusaha agar selalu kreatif.
g. Adaptasi
diri.
Setelah penjadwalan sukses dilakukan,
maka tinggal Anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Namun, yang paling
penting adalah bagaimana agar upaya ini dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu
yang tidak jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.
Video Presentasi
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar